A instalação/regularização consiste na aprovação, pela Secretaria de Educação da Prefeitura de São Paulo, dos documentos, do projeto pedagógico e das dependências físicas onde a escola está instalada.

Para isso, é necessário (tanto para regularização quanto para a instalação de uma nova escola) a formação de um processo junto ao NAE, para o que são necessários vários documentos.

Os documentos (5 pastas - 2 de Regimento, 2 do Projeto Pedagógico e 1 de Relatório, com os documentos exigidos) são entregues ao NAE da região da escola e o interessado recebe um cartão-protocolo, com data e número do processo (que passa a ser o n° de identificação da escola durante a regularização).

Após a análise da documentação por uma comissão de Supervisores (os técnicos encarregados de cuidar das escolas), é marcada uma primeira visita, onde são inspecionadas as instalações e dependências da escola.

Todas as irregularidades (ou aquilo que não estiver de acordo com as normas e as leis) são apontados, e enviados à Mantenedora da escola, através de uma carta-ofício dando prazo para que os erros (ou problemas) sejam resolvidos. O mesmo acontece com o Regimento Escolar e o Projeto Pedagógico.

Após a resolução de todas as pendências, a Secretaria da Educação publica, no Diário Oficial do Município, uma nota informando que a escola está regular, portando, oficializada.

Vamos retornar ao princípio: o processo de regularização se dá apresentando, no órgão educacional do Município, o seguinte:

- RELATÓRIO - 1 via : Pasta com os documentos jurídicos e administrativos exigidos em lei, entre outros: documentos da Mantenedora, da escola, do prédio da escola, dos sócios, do Diretor Pedagógico, dos professores e demais colaboradores, planta baixa do prédio e alvará de funcionamento, além de tabelas com dados sobre turnos, faixas etárias e horários de atendimento. A maioria dos documentos é em cópia autenticada e alguns devem ter firma reconhecida e registro em Cartório de Registro de Títulos e Documentos.

- PROJETO PEDAGÓGICO - 2 vias: contem o projeto de trabalho pedagógico da escola, com informações sobre ela, a comunidade, sua clientela, grade horária, turnos e estágios, proposta pedagógica (a metodologia escolhida pela escola para se trabalhar com os alunos) discriminada por área de conhecimento e por estágio, além do calendário escolar.O documento deve ser apreciado e homologado pelo NAE e deve estar de acordo com as normas e determinações legais previstas na LDB 9.394/96.

- REGIMENTO ESCOLAR - 2 vias: documento oficial legal da escola, onde estão contidas, na forma de Títulos, Capítulos e Artigos, todas as normas e regras de funcionamento pedagógico e administrativo do estabelecimento, de acordo com a legislação educacional vigente no país e no município. Deve ser apreciado e homologado pela Secretaria de Educação da Prefeitura local (ou órgão semelhante) para tornar-se oficial.